4 razões pelas quais o Legal Operations indica a utilização de um portal de clientes para escritórios de advocacia Você já trabalhou com um software de portal de clientes? Mesmo que você não tenha trabalhado, é possível que isso aconteça em breve - especialmente agora com mais advogados trabalhando remotamente e muitos clientes evitando ir ao escritório de advocacia para reuniões. Leia o artigo completo para saber tudo sobre este tema.

Mas o que exatamente é um portal de clientes? Em termos mais básicos, um portal de clientes é um software que permite a você, advogado, interagir e trabalhar com seus clientes em um ambiente online e seguro. Desde que o cliente tenha acesso à Internet, ele pode entrar no portal de clientes de seu escritório e instantaneamente compartilhar e revisar documentos, bem como enviar mensagens, entre muitas outras tarefas. E você pode fazer o mesmo.

Para muitos escritórios, os portais de clientes são agora a solução ideal para trabalhar e se comunicar com os clientes. Ele permite que todos revisem os itens em seu próprio tempo, onde quer que estejam. Embora os benefícios de usar portais de cliente sejam quase infinitos, alguns são mais importantes do que outros.

1. Os portais de clientes tornam a comunicação advogado-cliente mais fácil - e mais segura

Quando um cliente precisa entrar em contato com seu advogado, o que ele faz? Envia um e-mail? Liga para a recepção do escritório? Que tal à extensão direta ou ao celular do advogado? Em alguns casos, um cliente tentará qualquer uma dessas opções - e o advogado terá que responder a cada uma delas, perdendo um tempo valioso no processo.

O software de portal de clientes para um escritório de advocacia pode resolver esse problema criando um local privado para que clientes e advogados se comuniquem. Existem várias vantagens com isso:

• Mais seguro do que e-mail: os melhores portais de clientes oferecem excelente segurança para comunicações advogado-cliente e documentos compartilhados. Às vezes, os e-mails podem ser hackeados e, mesmo que você tome muito cuidado para proteger as contas de e-mail de seu escritório, não há garantia que seus clientes estejam fazendo o mesmo. Com portais de clientes seguros, as comunicações não são apenas criptografadas, mas também protegidas em ambas as pontas. 
• Comunicação mais rápida e fácil: Com um local centralizado, os portais de clientes simplificam as coisas, pois os advogados não precisam mais monitorar vários métodos de comunicação (por exemplo, e-mail, telefone celular, extensão direta, correio de voz). E manter tudo em um lugar significa melhor responsividade.
• Melhor experiência do cliente: clientes não precisam adivinhar a melhor maneira de entrar em contato com seu advogado ao usar portais de clientes. Eles enviam a mensagem e o advogado responde no mesmo lugar. Chega de ligações perdidas tentando entrar em contato um com o outro.

Simplificando, os portais de clientes são uma proposta ganha-ganha para clientes e advogados. Os clientes ficam informados e os advogados podem ficar tranquilos sabendo que suas comunicações são seguras.

Mas se você está preocupado com a experiência técnica necessária para criar um portal de clientes, não se preocupe. Existem soluções de nível empresarial disponíveis que incluem portais de clientes fáceis de usar. Eles estão prontos para uso a partir da instalação - o que significa que você não precisa de um diploma de engenharia ou experiência em codificação para obter o que você e seus clientes precisam. 

2. Portais de clientes seguros são as novas 'áreas de recepção' para escritórios

Se a pandemia do COVID-19 mostrou algo aos escritórios, é que os locais físicos      e recepções sofisticadas de escritórios não são tão importantes quanto costumavam ser. Os clientes não querem ter que ir ao escritório para cada reunião. Eles anseiam pela simplicidade que os portais de clientes e outras soluções online oferecem. E se os clientes considerarem sua empresa defasada ou atrasada em tecnologia, eles podem pensar duas vezes antes de fazer negócios com você.

À medida que o relacionamento advogado-cliente rapidamente se move online, você precisa ter certeza de que seu portal de cliente parece profissional, promovendo assim o nível de confiança e competência do escritório. Afinal, o portal de clientes pode ser o local principal no qual seus clientes interagem com você e seu escritório, essencialmente tornando-o sua nova "área de recepção" - portanto, ele deve ser atrativo.

3. Os portais de clientes simplificam a colaboração advogado-cliente

Com portais de clientes, você pode facilmente compartilhar documentos e arquivos com clientes e eles com você. Você e seus clientes também podem discutir os documentos e imediatamente compartilhar suas ideias ou preocupações por meio da comunicação do portal. Alguns portais de cliente permitem até que você edite documentos e crie novas versões, que seus clientes podem ver imediatamente.

Você não precisa mais agendar reuniões e telefonemas com o cliente para discutir todos os detalhes do caso. Você pode fazer tudo no portal de clientes. Ele simplifica e agiliza o processo de colaboração, de forma concreta e simples.

4. O acesso ao portal de clientes está disponível 24 horas por dia

E por falar em colaboração, o cliente pode interagir no horário que melhor lhe atende, 24 horas por dia. Independentemente se isto for às 2:00, 14:00 ou qualquer horário intermediário, os clientes podem acessar, revisar e fornecer feedback sobre qualquer um dos documentos relacionados ao seu caso.

Os portais de clientes fornecem aos clientes acesso sob demanda para que eles possam se manter informados sem precisar entrar em contato com você.

Faça a melhor escolha para seu escritório 

Perceber que seu escritório precisa de um portal de clientes é a etapa mais fácil. Agora vem a parte difícil - você deve descobrir como implementar isso.

Dadas todas as soluções disponíveis para escritórios de advocacia hoje que incluem portais de clientes seguros, você certamente tem muitas opções. Finalmente, sua principal preocupação deve ser encontrar a solução que melhor se adapta às necessidades específicas de seu escritório. Fazer a escolha certa pode melhorar muito as comunicações advogado-cliente e aumentar a eficiência do escritório, então analise bem antes de tomar a decisão.