Adaptado de Agile Project Management for Lawyers Beyond the Hype, por Michael Milnes, para o Legal Insight.
No circuito de conferência jurídica, o tópico de trabalhar em um ambiente “Ágil” vem surgindo com tanta frequência que você pode ser perdoado se pensar que é um método que surgiu recentemente para auxiliar no gerenciamento de projetos. Mas tente usar o Agile com alguém que tenha experiência em software ou tecnologia e eles provavelmente irão coçar a cabeça e se perguntar o que é que está acontecendo.
Isso ocorre porque o Agile não é um conceito novo. Na verdade, começou como um movimento durante o "boom do pontocom" dos anos 90, decorrente da necessidade de modernizar os métodos de desenvolvimento de software. Um grupo de desenvolvedores da Web se reuniu em um resort em Snowbird, Utah, em 2001, para compartilhar ideias e o resultado de sua colaboração foi publicar o Manifesto para o Desenvolvimento Ágil de Software. O manifesto estabelece os princípios e valores da filosofia Agile, que por sua vez sustentam como essas diferentes metodologias funcionam.
Apesar de o processo e os princípios básicos do gerenciamento de projetos ágeis não terem mudado muito desde então, muitas indústrias e locais de trabalho apenas contribuíram para isso nos últimos anos. Em um mundo de mudanças tecnológicas e econômicas cada vez maiores, mais organizações perceberam que há uma série de benefícios ao adotar essa maneira de trabalhar.
O que é Agile e por que é valorizado?
Simplificando, é uma estrutura de gerenciamento de projetos e um método estruturado de organizar equipes para realizar o trabalho. Mais precisamente, o Agile é um termo genérico para vários frameworks ou metodologias diferentes, com um dos mais conhecidos sendo “Scrum”.
Com o Scrum, um projeto é dividido em fases curtas e incrementais de trabalho (chamadas “sprints”). Eles são separados por revisões regulares que permitem que uma equipe priorize novamente as tarefas e adapte seu planejamento para refletir o que o cliente pode desejar em seguida. Essa flexibilidade e adaptabilidade permitem que os requisitos do cliente evoluam durante o projeto, como quando novas informações são reveladas.
Outro princípio fundamental do Agile é que cada sprint deve entregar algo imediatamente viável ou fornecer um resultado de valor para o cliente. No desenvolvimento de software, isso é chamado de “incremento potencialmente disponível”, que é uma atualização ou recurso que o cliente poderia liberar de forma viável para seus usuários de software. Por exemplo, a saída pode ser uma versão protótipo de um novo produto ou o primeiro rascunho de um relatório. Isso é para assegurar que, ao final de um sprint, caso o cliente decida descontinuar o projeto para se concentrar em outras iniciativas, pelo menos algo de valor foi criado.
Palavras-chave da Metodologia Agile
O Agile usa sua própria terminologia para definir diferentes funções e ferramentas de projeto e dá importância ao uso comum dessa linguagem. Expressões-chave incluem:
Dono do produto. O representante do cliente que define a visão do produto e classifica as tarefas de desenvolvimento em termos de prioridade.
Equipe de desenvolvimento. A equipe que realiza o trabalho. A equipe deve ter entre três e nove pessoas e incluir a combinação certa de habilidades funcionais para poder concluir todas as tarefas.
Scrum Master. Atua como coach, facilita o processo de desenvolvimento e elimina os obstáculos que podem atrapalhar o progresso da equipe.
Arrancada. Um período durante o qual o trabalho irá ocorrer (normalmente duas a quatro semanas). A sprint começa com uma reunião de planejamento e, uma vez iniciada, a equipe trabalha apenas nas tarefas alocadas para essa sprint. A sprint termina com uma reunião de revisão.
Stand-up diário. Uma reunião diária da equipe, onde cada membro relata o trabalho que completou, o que está planejando fazer e os obstáculos enfrentados. E essa reunião diária tem o intuito de ser uma atualização rápida (não mais que 15 minutos).
Visão do produto. Uma definição precisa do que precisa ser desenvolvido, com foco em metas de negócios e benefícios direcionados.
Backlog do produto. Uma lista priorizada dos requisitos de negócios do cliente que devem ser desenvolvidos durante o prazo do projeto. Cada item de desenvolvimento receberá um valor de negócios estimado e um esforço estimado, para que a prioridade possa ser trabalhada. Geralmente, os itens de desenvolvimento assumem a forma de uma "história do usuário". As tarefas alocadas para uma determinada sprint são listadas em um “backlog da sprint”.
História do usuário. Uma breve descrição do que é necessário, na linguagem do usuário final do negócio. Isso geralmente é expresso usando a fórmula “Como [descrever função], eu quero [descrever recurso ou objetivo], de modo que [descrever benefício ou razão]”.
Por que o Agile pode ser útil para advogados?
Muitas empresas líderes adotaram o Agile como uma estrutura para transformar suas atividades de negócios em uma variedade de áreas de foco, incluindo pesquisa e desenvolvimento, experiência do cliente, bem como operações e estratégia. E você poderia argumentar que o Agile parece estar aqui para ficar, com a grande empresa de tecnologia Atlassian desembolsando US $ 165 milhões nesta semana para comprar o AgileCraft, um serviço que ajuda as empresas a planejar e monitorar seus projetos estratégicos usando o Agile.
Então, que benefícios os profissionais da área jurídica podem obter aprendendo sobre isso?
Advogados podem ter clientes que estão colaborando com prestadores de serviços, fornecedores, clientes ou consultores, por exemplo. Uma abordagem ágil para o projeto exigirá que o contrato reflita com precisão como as partes trabalharão na prática. Portanto, tentar documentar os parâmetros de um projeto Agile usando um modelo de contrato adequado para um método de gerenciamento de projetos mais tradicional provavelmente será uma receita para o desastre. Onde os clientes estão usando o Agile, seus advogados precisam olhar para as questões usuais do contrato a partir de uma nova perspectiva.
Fatores-chave a considerar:
- Provisões de termo e rescisão. Estes precisarão refletir o número e a duração dos sprints planejados. Os clientes desejarão a rescisão por direitos de conveniência, caso desejem encerrar o projeto antecipadamente, e isso precisará ser levado em conta ao planejar sprints.
- Precificação e disposições de pagamento. Os clientes podem ficar preocupados que um projeto ágil será caro, pois corre o risco de ser muito aberto. Espere a possibilidade de visões diferentes sobre quem corre o risco de ultrapassar o orçamento.
- Garantias e provisões de alocação de risco. Se uma equipe de projeto incluir uma mistura de representantes de diferentes organizações, pode ser difícil atribuir a culpa a eventos que geram uma violação contratual. Isso torna as disposições de alocação de risco padrão mais difíceis de negociar do que o usual.
- Mecanismos de resolução de disputas. Agile requer que a equipe do projeto possa continuar colaborando sem distrações, mesmo se houver uma disputa contratual acontecendo em segundo plano. Disposições adequadas de resolução de litígios são essenciais.
Ágil como uma vantagem comercial para os advogados
Para advogados que trabalham em projetos complexos, como fusões e transações de aquisição ou litígios em grande escala, a adoção dessa estrutura de gerenciamento de projetos pode ser uma maneira de melhorar a flexibilidade, a capacidade de resposta do cliente e reduzir o desperdício de trabalho. Conversando com advogados de todo o mercado, já existem vários casos de equipes jurídicas que estruturaram com sucesso seu fluxo de trabalho em torno dos princípios da metodologia Agile, e colheram os benefícios.
Os advogados às vezes podem ser cínicos sobre modismos ou palavras-chave de gerenciamento. Mas além do hype, agora há mais e mais profissionais jurídicos se perguntando se o Agile poderia ser o caminho para a equipe deles operar com mais eficiência.
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