GED: ganhe tempo, dinheiro e reduza custos no seu escritório

Tempo, dinheiro, custos e gestão de documentos: esses são os principais elementos deste artigo, no qual vamos lhe contar qual é a relação entre realizar a Gestão Eletrônica de Documentos e ter mais tempo, gastar menos e ganhar mais.

É por isso que começamos com nosso principal conselho para advogados, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que enfrentam grandes desafios na gestão de documentos: o segredo é focar na otimização dos processos de gestão, e o resultado será: melhor desempenho, mais tempo útil e maior retorno.

Quer saber a melhor forma? Neste artigo contamos para você!

O que é a Gestão Eletrônica de Documentos?

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) envolve a utilização de processos tecnológicos de ponta para gerenciar de forma mais eficiente todos os documentos relacionados a profissionais jurídicos e escritórios jurídicos.

A diferença entre GED e GAD

Enquanto o GED se concentra no armazenamento e organização de documentos eletronicamente, a Gestão Avançada de Documentos (GAD) incorpora funcionalidades adicionais, como:

• Automação do processo;
• Personalização de metadados;
• Colaboração em tempo real;
• Integração com outros sistemas e ferramentas jurídicas.

Ou seja, o diferencial é que a Gestão Eletrônica de Documentos organiza tanto os seus documentos quanto os seus processos de trabalho, proporcionando-lhe os recursos necessários para melhorar a eficiência, produtividade e segurança na gestão de ambos.

Por que a Gestão Eletrônica de Documentos é crucial

A gestão é o caminho pelo qual a tecnologia avança; ao digitalizar e otimizar processos, você aumenta sua performance, economiza dinheiro e tem mais tempo útil para focar na prática jurídica.

A GAD é a resposta tecnológica a todos os processos manuais que podem ser realizados automaticamente; é como uma máquina que produz tempo útil. E a precisão na pesquisa e no arquivamento facilita a retenção de documentos em casos longos e fornece acesso rápido a documentos relevantes.

Se somarmos a isso que a GAD ajuda a manter a confidencialidade dos dados e otimiza a produtividade da sua equipe – que pode colaborar entre si e com os clientes –, só falta, para ficar perfeito, que você possa fazer tudo do seu celular…

Benefícios perfeitos para você e seu escritório jurídico

Quando uma ferramenta apresenta benefícios, é porque resolve problemas e desafios diários dos advogados, como a sobrecarga de arquivos e a necessidade de manter a confidencialidade e integridade dos dados.

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é a resposta: uma solução abrangente que oferece acesso rápido e seguro a informações relevantes a qualquer hora e em qualquer lugar.

Redução de custos

O gerenciamento eletrônico de documentos oferece uma maneira eficiente de reduzir custos em escritórios jurídicos. 

• Ao eliminar o uso de papel, os escritórios podem economizar em despesas relacionadas à compra de papel, impressão e armazenamento físico de documentos.
• A automatização de tarefas através da Gestão Eletrônica de Documentos permite uma alocação mais eficiente de recursos humanos, libertando os colaboradores para se concentrarem em atividades de maior valor acrescentado.
• O cumprimento da regulamentação pode evitar multas e despesas adicionais em processos judiciais.

Aumento de produtividade

Ao fornecer ferramentas e processos eficientes para organizar e acessar documentos de forma rápida e segura, os advogados podem economizar o tempo precioso que gastariam procurando arquivos físicos ou digitais desorganizados. 

Isso permite que eles se concentrem em atividades mais estratégicas, como pesquisa jurídica, análise de casos e interação com clientes.

Além disso, a colaboração entre os membros da equipe e os clientes é facilitada, aumentando ainda mais a eficiência do trabalho. 

Melhor atendimento ao cliente

Ao manter a conformidade com as leis e regulamentos atuais, as empresas podem garantir a segurança e a integridade dos dados dos clientes, construindo assim uma relação de confiança. 

Além disso, ao proporcionar acesso rápido e fácil a informações e ideias relevantes, os advogados podem oferecer um atendimento mais personalizado e eficaz, aumentando a satisfação e a fidelização de seus clientes.

10 recursos do GAD para melhorar sua prática jurídica

Entremos em mais detalhes sobre os principais benefícios que o GAD traz para os escritórios de advocacia operarem de forma mais eficiente e eficaz.

1. Retenção de documentos para casos de longo prazo: mantenha os documentos relevantes para seus casos jurídicos ou projetos de longo prazo organizados e acessíveis pelo tempo que for necessário.
2. Acesso simultâneo a documentos para revisão por pares e aprovação das partes interessadas: facilita a colaboração entre diferentes membros da equipe ou partes interessadas, simplificando os processos de revisão e aprovação.
3. Busca instantânea de documentos relacionados a casos: utilizando critérios como palavras-chave, datas ou tipos de arquivo.
4. Integração com outros sistemas utilizados na área jurídica, permitindo a gestão centralizada da informação.
5. Compartilhamento seguro de documentos com clientes, colegas e demais colaboradores externos, garantindo a confidencialidade e integridade das informações.
6. Geração de documentos utilizando templates e automação de processos: economia de tempo e redução de erros na criação de documentos repetitivos.
7. Comparação de versões de documentos: facilita a identificação de alterações entre diferentes versões de um mesmo documento, permitindo uma revisão mais eficiente e precisa das modificações realizadas.
8. Controle de usuários e permissões de acesso: diferentes níveis de acesso e permissões para usuários individuais ou grupos, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam acessar determinados documentos ou funções.
9. Colaboração externa fora do ambiente desktop: facilita a colaboração e comunicação com pessoas fora do ambiente desktop, como clientes, testemunhas ou colaboradores externos.
10. Aplicativo móvel para acessar e gerenciar documentos a partir de dispositivos móveis: permite acessar e gerenciar documentos a partir de dispositivos móveis, proporcionando flexibilidade e mobilidade aos usuários que precisam trabalhar fora do escritório.

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