Porque os advogados precisam se manter atualizados com as inovações tecnológicas?

Post de blog traduzido do blog jurídico global da Thomson Reuters

A adoção de novas tecnologias pode parecer assustadora para as equipes que já estão lidando com outros desafios. Quando tudo está mudando, é mais fácil manter o que você sabe, certo? Porém, com muitos funcionários que esperam trabalhar remotamente devido ao COVID-19, organizações em todo o mundo estão sendo forçadas a adotar soluções mais flexíveis. Felizmente, as atualizações modernas agora estão mais fáceis de implementar do que nunca, graças às inovações em computação em nuvem e colaboração. As ferramentas baseadas em nuvem podem melhorar drasticamente a eficiência de sua equipe, removendo muitas das dores de cabeça às quais você pode se acostumar. Aqui estão cinco vantagens práticas de soluções baseadas em nuvem para sua força de trabalho remota.

Os sistemas baseados em nuvem são fáceis de atualizar e manter

Manter-se atualizado com as atualizações de software tem sido consistentemente um dos maiores desafios enfrentados por escritórios de advocacia e agências governamentais ao longo dos anos. Porém, quando as soluções modernas baseadas em nuvem são implementadas, sua equipe técnica não precisa se preocupar com atualizações futuras ou na manutenção de seus sistemas de registro. Essas atividades são gerenciadas por quem está hospedando seus dados e podem ser executadas quase sem interrupções. Isso pode reduzir bastante o tempo de inatividade ou interrupções de TI que sua equipe pode encontrar e poupar muitos problemas a longo prazo.

Informações confidenciais são mantidas mais seguras

Muitos sistemas de registros herdados são  fisicamente  mantidos no escritório de uma agência ou salvos no computador individual de cada membro da equipe. Com um sistema baseado em nuvem, seus arquivos e informações são mantidos em um servidor isolado e extremamente seguro, com mais segurança técnica do que você jamais poderia investir por conta própria. Além disso, medidas de segurança adicionais podem ser implementadas, como protocolos de logon único (SSO) ou uma rede virtual privada (VPN). Isso reduz bastante o risco de arquivos importantes serem manipulados ou roubados. Isso é extremamente importante para muitas agências governamentais e escritórios de advocacia que trabalham com informações confidenciais.

Materiais perdidos ou danificados podem ser facilmente recuperados

Quando uma equipe inteira trabalha remotamente, a Lei de Murphy é posta à prova. Laptops falham, derramamento de café e trabalho duro é perdido em um piscar de olhos. Para piorar a situação, uma equipe separada não tem o mesmo nível de acesso a especialistas em TI que pode salvar o dia. Porém, se você implementar um sistema de arquivamento baseado em nuvem, essas calamidades montanhosas se tornarão pequenas toupeiras. Os computadores conectados podem fazer backup automático de arquivos de casos, e-mails ou registros digitais em servidores em nuvem para facilitar a recuperação no caso de um desastre. Você não precisa se preocupar se algo for danificado ou perdido fisicamente, o que é um salva-vidas para equipes remotas.

Os sistemas baseados em nuvem permitem verdadeira mobilidade, mesmo offline

A implementação de um sistema de armazenamento baseado em nuvem permite que você e toda sua equipe acesse todas as informações necessárias de qualquer lugar que tenha acesso à Internet. Chega de longas filas de email entre departamentos que tentam rastrear documentos antigos. Todos podem encontrar o que precisam dentro do sistema compartilhado. E se você estiver preocupado com interrupções na Internet, saiba que as informações armazenadas em servidores baseados na nuvem sempre podem ser baixadas e salvas temporariamente para uso posterior offline. Com um pouco de planejamento, sua equipe pode continuar trabalhando mesmo se desconectada.

As ferramentas colaborativas permitem que sua equipe trabalhe de perto enquanto está distante

Se todos usarem o mesmo sistema baseado em nuvem, você permitirá uma maior cooperação entre cada membro da equipe e departamento. A maioria das ferramentas baseadas na nuvem permite que vários usuários visualizem e editem o mesmo arquivo ao mesmo tempo. Em vez de distribuir um documento copiado com várias camadas de edições, todos podem trabalhar ao mesmo tempo. Chega de confusão ou rascunhos perdidos, apenas colaboração sem barreiras.

Muitas das soluções jurídicas líderes da indústria da Thomson Reuters foram projetadas para integrar-se a sistemas de computação em nuvem e têm benefícios semelhantes. Os clientes podem encontrar diversos recursos de suporte ao produto  que ajudarão você a aproveitar ao máximo suas ferramentas em uma configuração remota. Se você ou sua equipe estão lutando para se adaptar aos novos requisitos de trabalho remoto, você pode se reconectar e avançar com um sistema moderno baseado em nuvem que o apoiará, não importa para onde você vá.

Os gurus de tecnologia adoram usar a palavra "disruptivas" ao falar sobre inovações digitais. Mas quem deseja que sua vida sofra uma ruptura?

Novas tecnologias digitais devem tornar os negócios e a vida mais fáceis. Elas exigem que as empresas entreguem produtos e serviços em um ritmo mais rápido. Mas elas também permitem que você opere com mais eficiência.

Esse certamente foi o caso com as profissões da área jurídica.

O exercício da advocacia sempre se baseou em precedentes e tradições. Ao mesmo tempo, os advogados têm um histórico de adoção de novas tecnologias que os ajudam a se mover mais rapidamente e evitar o desperdício de tempo em tarefas tediosas. A pesquisa jurídica computadorizada chegou ao mercado na década de 1970 e foi adotada pelos escritórios de advocacia. Quando esse recurso ficou acessível para acesso em PCs no início dos anos 80, o boom da tecnologia jurídica chegou com tudo.

Desde o estouro da bolha da internet há duas décadas, a tecnologia tem sido focada em aplicações práticas. As inovações digitais estão aparecendo rapidamente no mercado e provando seu valor e utilidade mais rapidamente. Mais uma razão para os advogados acompanharem a tecnologia, pois não seguir essa tendência significa não acompanhar a concorrência.

Custo e valor agregado

A necessidade de ser um dos primeiros a adotar a tecnologia vem não apenas pelos benefícios gerais de se ter a tecnologia certa, mas porque os clientes esperam isso. Na verdade, eles exigem isso. Uma pesquisa da Altman Weil em 2018 constatou que 58% dos Diretores Executivos Jurídicos citam uma maior redução de custos como seu principal desejo de serviços para os advogados externos contratados.

A implicação é clara: os escritórios de advocacia precisam oferecer um alto nível de serviço a um custo mais baixo.

A concorrência está potencializando a tecnologia a seu favor. Considere os prestadores alternativos de serviços jurídicos (ALSP - Alternative Legal Service Providers). De acordo com o relatório de 2020 do Legal Executive Institute no setor jurídico, ALSPs representam um mercado de US$ 10,7 bilhões nos EUA e registram um crescimento anual de quase 13%.

Um dos maiores diferenciais de venda dos ALSPs em relação aos escritórios de advocacia com serviço completo é sua estrutura de custos mais baixos. Eles estão potencializando a tecnologia para fornecer resultados com rapidez, precisão e com o mínimo de funcionários possível. E estão oferecendo serviços que incluem revisão de documentos, suporte à investigação e conformidade regulamentar.

Para permanecerem competitivos, os escritórios de advocacia precisam oferecer capacidades semelhantes. A tecnologia não é apenas uma estratégia para economizar custos. Ela permite que as empresas se concentrem mais no valor agregado de seus conhecimentos especializados. Por que o talento jurídico de um escritório deveria gastar tempo valioso em tarefas tediosas, como marcar processos judiciais e folhear páginas e páginas de documentos em busca de citações, quando um software inteligente pode fazê-lo com mais rapidez e precisão?

Os escritórios de advocacia bem-sucedidos sabem que ter a melhor tecnologia do mercado não é uma mera escolha. É um requisito para garantir as entregas - e manter seus negócios.

Vamos analisar uma tecnologia que atualmente está presente na profissão jurídica: inteligência artificial (IA).

Obter mais inteligência

Hoje em dia, quando várias pessoas ouvem o termo IA, elas não pensam em Dados da Jornada nas Estrelas. Elas pensam na Alexa da Amazon. A IA não é mais ficção científica. Ela é a base de inúmeras ferramentas de negócios úteis que já estão sendo implementadas em vários setores, inclusive nos serviços jurídicos. Nos últimos anos, os fornecedores de software e soluções jurídicas começaram a incorporar a IA em seus produtos. Veja o Westlaw Edge da Thomson Reuters, cujos recursos orientados por IA incluem pesquisa jurídica, análise de contencioso, citação de leis e comparação estatutária.

Os dados coletados e processados pelas ferramentas jurídicas baseadas em IA oferecem às empresas e seus clientes em potencial uma compreensão mais detalhada da estratégia do contencioso.  Além disso, essas ferramentas podem aumentar a eficiência dos negócios dos escritórios de advocacia, gerenciando tarefas como analisar documentos e verificar citações.

E um dos atributos mais poderosos da IA é a sua capacidade de "aprender". Quanto mais dados são coletados pelas tecnologias de IA, mais precisos serão seus resultados e insights acionáveis. Essas ferramentas vão proporcionar resultados cada vez melhores, e isso está acontecendo muito rapidamente.

Além disso, as evidências sugerem que as ferramentas jurídicas habilitadas com IA se tornarão uma prática recomendada na profissão - e talvez já tenham se tornado. No final de 2019, a Thomson Reuters fez uma pesquisa com mais de 200 escritórios de advocacia nos EUA em relação à IA. Entre os escritórios maiores (que empregam 180 advogados ou mais), 56% acreditam que a IA se tornará uma ferramenta convencional na advocacia nos próximos cinco anos. No mesmo grupo que respondeu a pesquisa, 33% acreditam que a linha do tempo é mais curta - “já está aqui” ou que a IA se tornará mais amplamente usada “nos próximos três anos”.

Tecnologia de ponta, mas sem se cortar

Seu escritório não precisa ser a primeira organização a adotar a tecnologia. Nem todo grande lançamento se mostra útil ou durável. Às vezes, essa primeira iteração possui bugs que precisam ser eliminados. (Se você tivesse sido um dos primeiros advogados a adquirir o dispositivo "Newton" da Apple, que era visionário, porém errático, em 1993, teria comprado um brinquedo extremamente caro e não muito útil). Você não quer comprar propaganda. Você deseja ferramentas que já tenham sido comprovadas como úteis e tenham longevidade.

Ter a melhor nova tecnologia não é uma garantia de sucesso futuro de um escritório. É apenas mais uma ferramenta em um kit de ferramentas, embora necessária. Pixels não conseguem substituir pessoas. A Alexa nunca se formará em direito. O exercício da advocacia também exige contato humano de várias formas, e sempre exigirá. É verdade que pesquisas jurídicas, orientações práticas e outras ferramentas de produtividade orientadas pela tecnologia podem tornar o exercício da advocacia mais eficiente. Mas não podem substituir o controle e contexto advindos da educação e da experiência quando os casos são levados ao tribunal.

Não há como negar que a tecnologia deve ser parte integrante das atividades de um escritório de advocacia. Se você e seu escritório não estão buscando maneiras de aproveitar a mais recente tecnologia jurídica, é provável que você fique atrás da concorrência.

A IA e outras tecnologias provam que: O futuro está aqui. Os escritórios de advocacia que desejam conduzir seu próprio futuro não podem deixá-las passar.