Tecnologia aplicada ao consultivo estratégico

Esse fenômeno, que tem sido chamado de “platform fatigue”, ou fadiga pelo uso de vários sistemas, tem demandado esse movimento de plataformização, de interligação entre sistemas e funcionalidades em um ambiente único, como forma de solucionar diversas dessas necessidades de transformação digital dos serviços jurídicos.

No mercado jurídico, a principal solução nessa área é a HighQ, que já era uma plataforma líder mundial, fundada em Londres há mais 20 anos, quando foi integrada à Thomson Reuters como uma das estratégias para gerar esse ganho estrutural.

Entre os seus principais conceitos está a disponibilização de uma plataforma para a interligação das diversas funcionalidades e sistemas em um mesmo ambiente:

Isso permite a atmosfera adequada para a definição de um elemento central, baseado em nuvem com todos os protocolos mais avançados de segurança da informação,  proporcionando a interligação entre diversas funcionalidades nativas e serviços de startups e outras empresas de tecnologia, a uniformização do cadastro e das informações dos clientes (internos e externos) para a sua utilização pelos diversos recursos, o armazenamento dos documentos de forma adequada, a gestão de tarefas e de times, a colaboração entre os envolvidos em cada projeto ou serviço, a ampliação da experiência do cliente com sites e dashboards personalizados, relatórios em tempo real,  entre diversas outras possibilidades, como:

Aqui no Brasil, essa plataforma já está sendo utilizada por vários departamentos jurídicos para implementar a sua governança, com a organização do fluxo de demandas internas e o relacionamento com as outras áreas da companhia, a distribuição dos trabalhos entre as equipes (com a devida rastreabilidade e accountability),  a gestão de todo o fluxo de contratos e outros documentos, inclusive para a colaboração e o relacionamento com os escritórios de advocacia, proporcionando mais transparência e visibilidade no andamento dessas atividades. Em outro exemplo, também estão utilizando para os fluxos e acompanhamento de projetos de ESG, com todos os atos e documentos armazenados e analisados de acordo com o fluxo criado para essa finalidade.

Nos escritórios de advocacia, além de integrar diversas tecnologias utilizadas em cada ambiente, tem proporcionado a formalização de procedimentos internos dos mais variados serviços. Na área de fusões e aquisições (M&A), p.ex., precisamos definir todas as fases, desde a lista de documentos necessários, tanto para a negociação como para as diligências (due diligence), quais as etapas, os profissionais envolvidos em cada projeto, como fazer o upload desses dados, quais as fases de validação e análise desses documentos e informações, quais os critérios de classificação do risco, as formas de dar transparência a esses passos para os clientes, como construir de dashboards (painéis gerenciais), promover a gestão de times e tarefas e proporcionar relatórios com os acessos em tempo real. E todo esse fluxo devidamente desenhado (design) está se refletindo em um workflow de etapas dentro do sistema, inclusive com um data room nativo da própria plataforma.

Quando observamos o processo judicial eletrônico, podemos identificar todos esses elementos: os atores do processo se relacionam por meio desse sistema, todos os documentos são armazenados ali, é possível ver a fase em que está o processo, e a prestação de serviços jurisdicionais acontece nesse ambiente digitalizado. E o PJe, como um sistema isolado, passou a integrar a PDPJ – Plataforma Digital do Poder Judiciário, que agora agrega as bases de dados (DataJud e Codex) e os microsserviços, para viabilizar esses ganhos mencionados. Os temas e assuntos mudam, mas com o procedimento bem definido (p.ex., os atos do Código de Processo Civil), é possível garantir a sua adaptação para cada tipo de demanda e área do Direito, para as especificidades de cada caso, como um meio adequado para apoiar os profissionais da área nessa trajetória.

É essa mesma lógica que precisamos implantar nos serviços consultivos e estratégicos, partindo do clássico tripé: pessoas, processos e tecnologia. Ou seja, precisamos treinar os profissionais para compreender e utilizar essas novas possibilidades, detalhar os processos de cada tipo de serviços jurídico prestado, e depois transformá-los em um conjunto de atividades e procedimentos digitalizados.

Além da colaboração e da transparência na realização desses serviços, o que mais buscamos é a gestão do conhecimento, ou seja, como procurar de forma mais eficiente os assuntos que já estudamos, cláusulas que já produzimos, como construir uma fonte organizada de todo o conteúdo de cada organização, gerar relatórios com as atividades desenvolvidas (tanto para prestação de contas como para os rankings e certificações). E isso só vai acontecer se entendermos a lógica de funcionamento da tecnologia, que demanda que tudo esteja organizado  em um mesmo ambiente, ou que permita a interoperabilidade dos vários sistemas que utilizamos.

Inclusive, esse é o fundamento para o uso da Inteligência Artificial, que precisa de uma base sólida e confiável de dados, para nos utilizarmos dessas técnicas para transformá-los em informações relevantes para poiar a tomada de decisão, para a automação de documentos, e para impulsionar a solução de problemas jurídicos cada vez mais complexos. Sem uma plataforma com dados organizados, o potencial da IA se perde em resultados não confiáveis e nas famosas “alucinações”.

A aplicação desse tipo de solução em diversos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, nos últimos anos, tem mudado completamente a forma como os serviços das áreas consultivas e do estratégicas são prestados e, especialmente, a experiência dos clientes (internos e externos). Isso está revolucionando o modelo de prestação de serviços jurídicos, com soluções que vão muito além da gestão do contencioso.