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Entenda como o TCO pode deixar sua empresa mais competitiva
Adotar a medição do TCO em uma empresa dá a possibilidade de aumentar o diferencial competitivo dela no mercado. Isso porque muitas organizações ainda ignoram o potencial dela como auxílio na redução de custo no dia a dia.
Com isso, acabam fazendo gastos desnecessários e prejudicando seu ROI - Retorno Sobre Investimento. Para saber mais a respeito do TCO e como ele beneficia sua empresa, vale a pena conferir este artigo.
TCO é a sigla em inglês para Custo Total de Propriedade. Esse é o nome dado a um cálculo que serve para mensurar o custo de aquisição e uso de produtos e serviços, inclusive hardwares, softwares ou qualquer equipamento de TI em departamentos tributários.
Também conhecida como Análise de Custo de Ciclo de Vida, essa métrica deixa fácil entender e planejar os investimentos que serão necessários ao longo da vida útil do produto escolhido.
Não existe um único modo definido para fazer o cálculo do TCO, que depende de muitas variáveis e até mesmo de qual a solução de TI escolhida pela sua empresa. No entanto, é fundamental compreender quais critérios balizam essa conta.
A primeira atitude a tomar é traçar um objetivo. Pode ser uma decisão sobre comprar ou não um software para melhorar o acesso à tecnologia no departamento tributário, por exemplo. É a partir desse foco que o processo deve começar.
Depois, é importante definir quais são os principais gastos que contemplam a atividade. E isso varia desde treinamentos da equipe para uso do recurso até atualizações que a aplicação venha a precisar.
É essencial também dimensionar um período a ser analisado. No caso do exemplo sugerido acima, tenha em mente que alguns aplicativos ficam defasados com rapidez.
Os custos detalhados que devem ser ponderados durante a análise de TCO são:
Custos de aquisição
Incluem a compra de software, hardware, equipamentos e acessórios que devem ser usados em conjunto com aplicações e máquinas, além de todo o tempo gasto envolvendo pesquisa para a aquisição dos bens.
Custos de implementação
Aqui é preciso levar em conta detalhes como a contratação de profissionais ou empresas para deixar os bens adquiridos funcionando de modo adequado.
Custos de manutenção
Esse aspecto envolve tudo o que software e hardware demandam para seguir funcionando da maneira ideal, como manutenções programadas, atualizações e taxas a serem pagas.
Para estimar esse investimento, é possível utilizar como base gastos similares feitos no passado.
Além de gastos diretos, relacionados ao uso da ferramenta, também é interessante levar em conta gastos indiretos, como menor produtividade durante a curva de aprendizado ao lidar com o novo produto, e outros contratempos eventuais. Esse quesito é normalmente mais desafiador para estimar.
Quanto maior o TCO, menor tende a ser o ROI.
O investimento necessário para adquirir e manter estruturas de TI pode ser bem alto, o que é um desafio principalmente para pequenas e médias empresas. E a cloud computing, ou computação em nuvem, tem se mostrado uma solução para redução de custo.
Adotar a computação em nuvem como tecnologia no departamento tributário permite a contratação de infraestrutura de terceiros e o pagamento apenas pelo uso sob demanda, descartando gastos adicionais como manutenções e atualizações.
Além disso, por contratar um serviço especializado, não é necessário repassar à equipe interna a responsabilidade de gerir no dia a dia software e hardware que às vezes exigem alto grau de especialização.
Uma opção que tem se destacado no mercado nesse sentido é a ONESOURCE Tax One, que conta com padrões de segurança Thomson Reuters e diminui custos de hardware e manutenção.
Com o sistema também é simples estar em compliance com a legislação do país em todas as suas diferentes esferas.
Por conta dessas facilidades, o ONESOURCE Tax One aumenta a eficiência da gestão de departamentos tributários em empresas de variados portes.
Com todas as informações para o cálculo, a criação de um levantamento sobre o TCO trará uma base assertiva para decisões acerca de investimentos e estratégias a serem adotadas.
E é em meio a cálculos que envolvem TI e os altos custos de bens necessários para ter recursos ideais que as soluções em nuvem se destacam. Além de serem um investimento mais em conta, apresentam bastante segurança, uma vez que companhias especializadas oferecem esse serviço.
Quer ler sobre outros assuntos que vão fazer a diferença no dia a dia da sua empresa? Continue no nosso blog.
