Escolher o software jurídico certo é uma decisão importante para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Tomar uma decisão errada pode resultar em problemas que impactam diretamente a eficiência, a segurança e o crescimento da organização. Neste post, vamos explorar os cinco erros mais comuns cometidos ao escolher um software jurídico e como evitá-los.
1. Baixos níveis de segurança
A segurança é um dos aspectos mais críticos na escolha de um software jurídico. Manter dados confidenciais protegidos é essencial para evitar violações de dados e garantir a privacidade dos clientes.
No entanto, muitos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos subestimam a importância desse aspecto e acabam escolhendo softwares que não oferecem os níveis adequados de segurança.
Problemas associados
- Vazamento de dados: softwares com segurança fraca podem ser vulneráveis a ataques cibernéticos, resultando em vazamentos de informações sensíveis;
- Perda de confiança: a exposição de dados confidenciais pode levar à perda de confiança dos clientes, impactando negativamente a reputação do escritório ou departamento;
- Conformidade com regulamentações: ferramentas que não atendem às exigências de regulamentações, como a LGPD, podem resultar em multas e penalidades legais.
Como evitar
- Verifique a criptografia: certifique-se de que o software utiliza criptografia avançada para proteger os dados em trânsito e em repouso;
- Auditoria de segurança: escolha fornecedores que realizem auditorias regulares de segurança e que sejam transparentes sobre suas práticas de proteção de dados;
- Conformidade com regulamentações: verifique se o software está em conformidade com as regulamentações de proteção de dados aplicáveis ao seu país ou região.
2. Falta de suporte
Outro erro comum na escolha de um software jurídico é não considerar a qualidade do suporte oferecido pelo fornecedor. Problemas com o software podem surgir a qualquer momento, por isso é importante ter acesso a um suporte eficiente e disponível para resolvê-los rapidamente.
Problemas associados
- Tempo de inatividade: a falta de suporte adequado pode resultar em longos períodos de inatividade, prejudicando a produtividade do escritório ou departamento.
- Frustração do usuário: a incapacidade de resolver problemas técnicos rapidamente pode levar à frustração dos usuários e à diminuição da eficiência;
- Perda de oportunidades: a falta de suporte pode impedir a resolução rápida de problemas que impactam diretamente o atendimento ao cliente e a conclusão de casos.
Como evitar
- Verifique a disponibilidade do suporte: escolha fornecedores que ofereçam suporte 24/7 e que estejam disponíveis por múltiplos canais como telefone, e-mail e chat;
- Avalie o tempo de resposta: pesquise o tempo médio de resposta do fornecedor para garantir que você não ficará esperando por muito tempo em caso de problemas.
3. Não acompanhar o crescimento do departamento ou escritório
À medida que os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos crescem, novas necessidades surgem. Escolher um software que não acompanha esse crescimento pode limitar a capacidade da organização de atender às demandas em evolução e de se adaptar a novas realidades de mercado.
Problemas associados
- Falta de escalabilidade: softwares que não são escaláveis podem se tornar obsoletos rapidamente, exigindo a troca por uma nova solução à medida que a organização cresce;
- Incapacidade de adaptação: ferramentas que não oferecem flexibilidade para se adaptar a mudanças nas operações e nas necessidades do departamento podem limitar o desenvolvimento;
- Custos adicionais: a necessidade de trocar de software com frequência pode resultar em custos adicionais e na interrupção das operações.
Como evitar
- Escolha um software escalável: verifique se o software pode ser facilmente escalado para acomodar o crescimento da organização, permitindo a adição de novos usuários e funcionalidades;
- Opte por soluções flexíveis: escolha um software que ofereça opções de customização para atender às necessidades específicas do seu escritório ou departamento;
- Avalie o suporte a longo prazo: considere a longevidade e o suporte contínuo oferecido pelo fornecedor para garantir que o software permanecerá relevante no futuro.
4. Não considerar reclamações em plataformas como o Reclame Aqui
Ignorar as avaliações e reclamações de outros usuários pode levar à escolha de um software com problemas recorrentes. Plataformas como o Reclame Aqui oferecem uma visão valiosa sobre a experiência de outros usuários com o software, incluindo problemas de suporte, falhas de segurança e dificuldades de uso.
Problemas associados
- Problemas recorrentes: sistemas com um alto número de reclamações tendem a ter problemas recorrentes que podem afetar negativamente a experiência do usuário;
- Suporte inadequado: avaliações negativas muitas vezes indicam uma falta de suporte adequado, o que pode resultar em dificuldades na resolução de problemas;
- Baixa qualidade geral: softwares que recebem muitas reclamações frequentemente têm problemas de qualidade que podem impactar a eficiência e a segurança das operações.
Como evitar
- Pesquise avaliações: antes de escolher um software, consulte plataformas como o Reclame Aqui para verificar a satisfação dos usuários e identificar problemas comuns;
- Considere o feedback negativo: leve em conta as opiniões e o feedback negativo para entender as falhas do software e avaliar se elas são significativas para suas necessidades;
- Verifique a resposta do fornecedor: avalie como o fornecedor responde às reclamações e se ele demonstra um compromisso em resolver problemas e melhorar a experiência do usuário.
5. Empresas que não consideram e acompanham os avanços do mercado global
O mercado de software jurídico está em constante evolução, com novas tecnologias e práticas emergindo regularmente. Escolher um fornecedor que não acompanha esses avanços pode resultar em uma solução que rapidamente se torna obsoleta e incapaz de competir com as melhores práticas globais.
Problemas associados
- Tecnologia desatualizada: softwares que não acompanham os avanços tecnológicos podem ficar para trás, oferecendo menos funcionalidades e eficiência;
- Incapacidade de competir: ferramentas que não estão atualizadas com as melhores práticas globais podem limitar a capacidade da organização de competir no mercado;
- Falta de inovação: fornecedores que não investem em inovação podem deixar de oferecer as ferramentas e funcionalidades necessárias para manter a organização à frente no mercado.
Como evitar
- Escolha fornecedores inovadores: verifique se o fornecedor investe em inovação e acompanha as tendências do mercado para garantir que você terá acesso às tecnologias mais avançadas.
- Avalie o histórico de atualizações: considere o histórico de atualizações e melhorias do software para garantir que ele esteja sempre atualizado com as melhores práticas;
- Pesquise parcerias estratégicas: escolha fornecedores que tenham parcerias estratégicas com outras empresas e organizações respeitáveis, garantindo acesso a tecnologias de ponta e práticas de mercado avançadas.
A escolha de um software jurídico é uma decisão que impacta diretamente a eficiência, a segurança e o crescimento de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Com esses pontos de alerta em mente, a tarefa de escolher uma ferramenta que não só atenda às necessidades atuais, mas que também acompanhe o crescimento e a evolução fica muito mais fácil.
Invista tempo e esforço na escolha da solução certa e colha os benefícios de uma operação mais eficiente e segura!