Escritórios de advocacia e profissionais do setor jurídico, muitas vezes, ficam sobrecarregados com os milhares de documentos com os quais precisam lidar. Eles costumam operar em um ambiente ad-hoc, usando processadores de texto simples, repositórios inseguros e e-mails. Além disso, também têm o hábito de adotar um processo simplificado de captura, armazenamento e fluxo de trabalho de documentos.
Contudo, essa abordagem traz muitos riscos para a operação. Especialmente, diante das novas exigências relacionadas à confidencialidade, integridade e disponibilidade de dados previstas em leis como a LGPD e GDPR, que exigem que os escritórios busquem formas de otimizar o gerenciamento dos seus processos e informações.
Por isso, neste artigo, vamos apresentar o conceito de Gestão Avançada de Documentos, mostrando como ele pode impactar positivamente na rotina do seu escritório e te levar além de uma simples armazenagem de documentos como um GED comum oferece atualmente.
Por que pensar na gestão avançada de documentos jurídicos?
Com uma abordagem consistente de gerenciamento de documentos legais, os profissionais do setor jurídico passam a ter acesso a uma série de novos recursos. Sendo assim, é possível:
- Converter documentos em papel para arquivos digitais;
- Reter o documento para ciclos de caso longos;
- Acessar documentos simultaneamente para revisão por pares e aprovação das partes interessadas;
- Encontrar documentos relacionados ao caso instantaneamente.
Sendo um campo orientado por informações sigilosas, os escritórios de advocacia precisam ter cuidado com seus dados. Ao lidar com dados confidenciais de clientes, os profissionais jurídicos fazem malabarismos com várias tarefas e casos, registrando as alterações mais minuciosas. O acompanhamento dos processos requer acesso constante a documentos e colaboração tranquila.
Neste cenário, geralmente, os profissionais jurídicos precisam gastar um tempo significativo, regularmente lendo estatutos, regras de agências, decisões judiciais, leis de zoneamento e outros regulamentos para se manter a par das mudanças. Mais importante, eles precisam armazenar todos os dados do cliente e o trabalho de pesquisa de forma segura e facilmente acessível.
Por isso, a gestão avançada de documentos feita de forma eficaz é fundamental no setor jurídico. A falha em gerenciar e controlar documentos pode resultar em perda de produtividade dos funcionários, julgamentos legais, reputação e clientela.
A tecnologia jurídica permite que os indivíduos gerenciem documentos com eficiência e segurança e com o menor custo possível em termos de despesas diretas e produtividade pessoal.
Os escritórios de advocacia que adotam soluções tecnológicas podem oferecer aos clientes mais por menos, acompanhar as mudanças e colaborar sem arcar com custos adicionais.
Isso tem feito com que o setor jurídico deixasse de negligenciar a importância de incorporar softwares como gerenciamento de documentos jurídicos, o que lhes permite fazer mais em menos tempo.
Por que os escritórios de advocacia devem usar um sistema de gerenciamento de documentos?
Embora todas as empresas possam se beneficiar muito com o uso da tecnologia, desafios específicos dos escritórios de advocacia só podem ser resolvidos por um sistema de gestão avançada de documentos.
Na prática, outras empresas podem começar com uma combinação econômica de armazenamento de arquivos e e-mails compartilhados, baseados em nuvem. Porém, para os escritórios de advocacia, essa abordagem está fora de questão, já que pode comprometer a confidencialidade advogado-cliente.
Quase todos os escritórios de advocacia enfrentam um grande volume de documentos e papelada literal, bem como várias regulamentações de confidencialidade e privacidade que determinam a forma como esses documentos devem ser processados, acessados e armazenados.
Neste contexto, um software de gestão avançada de documentos para escritórios de advocacia não apenas ajuda a manter o armazenamento e a organização dos documentos, mas também acompanha automaticamente os metadados associados como, por exemplo, número do processo, cliente, advogados de oposição, entre outros. Isso mantém todas as informações relevantes atualizadas e sempre acessíveis quando necessário.
GAD e fluxo de trabalho otimizado com HighQ
Se você sabe que precisa otimizar suas operações jurídicas para ter mais produtividade e eficiência, está pronto para dar o próximo passo. É hora de buscar a melhor solução tecnológica para o seu escritório: o HighQ, sistema da Thomson Reuters, que te permite ter acesso a uma série de funcionalidades exclusivas.
Realize desde contrato de honorários, propostas comerciais, aplicação de GED e GAD até auditorias para garantia de Compliance de forma mais simples e ágil do que você imagina.
Com a ferramenta, ainda é possível contar com metadados customizados e formulários dinâmicos para gestão centralizada e sem necessidade de plataformas complementares. Ou seja, muito mais praticidade e organização no seu dia a dia, produtividade para o seu time e, claro, satisfação para o cliente final.
Mas, afinal, qual a diferença entre GED e GAD?
O módulo GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) possui duas funções no Legal One:
- Repositório: permite o anexo de documentos;
- Gerador de documentos: possibilita a criação de templates/modelos de documentos para o preenchimento automático pelo sistema.
Ou seja, o Legal One oferece um gestor eletrônico de documentos completo e intuitivo, pensado para simplificar o dia a dia dos profissionais do Direito. Além disso, o sistema permite:
- Sincronizar seu software de gestão jurídica ao HighQ e vincular os documentos dos seus processos;
- Compartilhar seus documentos de maneira segura e colaborar com clientes e correspondentes.
HighQ: a solução completa que vai além do GED
Desenvolvido para atender às necessidades do mercado jurídico, nossa solução para gestão oferece recursos avançados para:
- Busca e compartilhamento de arquivos;
- Colaboração de equipes internas, clientes e correspondentes;
- Ambiente totalmente seguro, integrado ao Legal One e às principais ferramentas de mercado;
- Atendimento às exigências da LGPD, GPDR e de outras normas regulamentadoras que vigoram no Canadá e nos Estados Unidos – ou seja, o sistema está em Compliance com diversas leis globais de privacidade e propriedade de dados;
- Indexação: permite busca de documentos pelo conteúdo, indicando o documento original no qual consta a informação e o contexto em que foi publicado;
- Padrão ISO 27001, com todos os requisitos de segurança de dados aprovados – isso quer dizer que o sistema oferece uma estrutura muito mais segura para os seus dados.
Instância dedicada: diferencial exclusivo HighQ
Se você já pensou em ter um servidor dedicado exclusivamente para sua empresa, agora é possível. Com a oferta da Thomson Reuters, o HighQ oferece máquinas virtuais com Windows, sendo que infraestrutura de TI é formada por um servidor para cada cliente, garantindo redundância no acesso e, com isso, contribuindo para a disponibilidade dos dados.
Neste modelo, o escritório de advocacia tem uma instância dedicada, ou seja, exclusiva e não compartilhada com mais ninguém. Apenas o cliente tem a chave criptografada, sendo que essa instância é inacessível, inclusive para o fornecedor.
Esse compartilhamento dedicado é um diferencial exclusivo do HighQ, que permite que a plataforma seja customizada e fique com a cara do seu escritório. Ou seja, uma base de dados dedicada, com chave criptografada e personalizada, que viabiliza a gestão avançada de documentos do seu escritório.
Com as funcionalidades do HighQ, os documentos se transformam em formulários que permitem a edição de documentos e a submissão à aprovação das partes interessadas. Além disso, a ferramenta também oferece:
- Dashboards para visão 360° e gestão de todos os assuntos, incluindo os documentos;
- Formulários dinâmicos e inteligentes;
- Workflows com fluxos de trabalho simples, diretos e eficientes, que conectam pessoas e setores.
- Automação de documentos
- Comparação de versões
- Controle de usuários e comparação de versões
- Integração G Suite
- Colaboração externa (fora do escritório)
- Aplicativo mobile
- Geração de documentos usando templates (automação)
- Banco de cláusulas/cardápio de termos
- Integrações avançadas nativas (software de gestão, assinatura digital)
- Digitalização de imagens (OCR)
- Inteligência artificial (leitura de cláusulas)
Além de todas essas vantagens, vale destacar que, enquanto está na plataforma, o documento está seguro e com governança garantida.
Escritório de advocacia: gestão avançada de documentos é o desafio da vez
Gerenciar documentos de forma eficaz é mais crítico no setor jurídico do que em qualquer outro setor. Sendo um campo orientado para a informação, os profissionais jurídicos têm a responsabilidade de fazer malabarismos com várias tarefas e casos, o que exige colaboração constante.
Além disso, outro desafio dos advogados é buscar atualização constante, estudando novidades e mudanças nos estatutos, regras de agências, decisões judiciais, leis de zoneamento e outros regulamentos.
De outro modo, vale destacar, ainda, que o escritório de advocacia assume o compromisso de garantir um armazenamento seguro de todos os dados do cliente.
Neste cenário, é necessária uma tecnologia que forneça recursos de gestão avançada de documentos, levando aos profissionais jurídicos as funcionalidades que eles precisam para garantir eficiência e segurança com o menor custo possível em termos de despesas diretas e custos de implementação.
Por isso que o advogado do futuro busca um software de gestão avançada de documentos que seja acessível, fácil de implementar, simples de usar e com uma gama completa de recursos. Com a solução tecnológica certa, é possível melhorar a produtividade e preparar as empresas para que a descoberta eletrônica seja essencial no setor jurídico.
Para saber mais sobre como o HighQ contribui para a gestão avançada de documentos, entre em contato conosco!
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