Um software de mensageria é essencial para facilitar a comunicação interna e externa em uma empresa. Ele desempenha um papel fundamental na agilidade das comunicações, melhorando a colaboração entre equipes, aumentando a eficiência das operações e fortalecendo os relacionamentos com clientes e fornecedores.
Além disso, a integração de um software de mensageria com o sistema ERP (Enterprise Resource Planning) pode trazer inúmeros benefícios para a empresa. Conheça a importância e as vantagens dessa integração:
Por que ter um software de mensageria em sua empresa?
- Comunicação rápida e eficiente: permite a troca de mensagens instantâneas entre funcionários, facilitando a comunicação interna e agilizando processos decisórios.
- Colaboração em tempo real: equipes podem compartilhar informações, arquivos e documentos em tempo real, o que favorece a colaboração em projetos e tarefas.
- Flexibilidade de comunicação: além de mensagens de texto, muitos softwares de mensageria permitem chamadas de voz e vídeo, facilitando a comunicação em diferentes contextos.
- Mobilidade: a maioria dos softwares de mensageria oferece aplicativos para dispositivos móveis, permitindo que a equipe se comunique mesmo quando estiverem em trânsito.
- Facilidade de escalabilidade: é possível adicionar novos usuários facilmente ao software de mensageria à medida que a empresa cresce.
Quais são os benefícios da integração entre o software de mensageria e o sistema ERP?
- Centralização das informações: ao integrar o software de mensageria ao ERP, é possível centralizar as conversas e documentos relacionados a um determinado cliente, projeto ou pedido dentro do próprio sistema, facilitando o acesso a informações relevantes.
- Automatização de tarefas: a integração permite automatizar ações com base nas conversas realizadas. Por exemplo, é possível criar tarefas, agendar atividades ou atualizar informações no ERP a partir de mensagens específicas.
- Histórico de comunicações: todas as interações realizadas no software de mensageria ficam registradas e podem ser acessadas diretamente pelo sistema ERP, garantindo um histórico completo das comunicações com clientes e fornecedores.
- Agilidade em respostas: a equipe pode responder a mensagens diretamente do ERP, evitando alternar entre diferentes aplicativos e agilizando o atendimento.
- Redução de erros: a integração reduz a necessidade de digitação manual de informações, minimizando erros de inserção de dados.
- Acompanhamento de métricas: com a integração, é possível acompanhar métricas de comunicação, como tempo médio de resposta e volume de interações, o que pode ajudar a otimizar os processos internos.
A integração do software de mensageria com o ERP proporciona uma experiência mais fluida, centralizada e automatizada para a equipe, melhorando a eficiência operacional e o atendimento ao cliente. Cabe ressaltar que a escolha do software de mensageria e o processo de integração devem ser cuidadosamente avaliados, levando em conta as necessidades específicas da empresa e a compatibilidade entre as ferramentas utilizadas.
Como um software tributário contribui para a automatização e monitoramento dos documentos eletrônicos junto ao FISCO e à SEFAZ? (DFe Governance)
Um software tributário desempenha um papel crucial na automatização e monitoramento dos documentos eletrônicos junto ao FISCO (órgão responsável pela arrecadação e fiscalização dos tributos) e à SEFAZ (Secretaria da Fazenda) em um ambiente de solução inbound (entrada de documentos). Aqui estão algumas formas pelas quais um software tributário pode contribuir nesse sentido:
- Emissão e recebimento de documentos eletrônicos: o software tributário pode automatizar o processo de emissão de documentos eletrônicos, como notas fiscais eletrônicas (NF-e), conhecimentos de transporte eletrônicos (CT-e), entre outros. Da mesma forma, ele pode receber e integrar automaticamente documentos recebidos de fornecedores ou clientes, reduzindo a necessidade de intervenção manual.
- Validação e conformidade: o software pode realizar a validação automática dos documentos eletrônicos, verificando se estão de acordo com as regras e padrões estabelecidos pelo FISCO e pela SEFAZ. Isso ajuda a evitar erros na emissão ou recebimento dos documentos, garantindo a conformidade com a legislação vigente.
- Assinatura digital e segurança: um software tributário pode aplicar assinaturas digitais nos documentos eletrônicos, garantindo a autenticidade e a integridade das informações transmitidas ao FISCO e à SEFAZ. Isso também assegura que os documentos não sejam alterados após a sua emissão.
- Transmissão para o ambiente governamental: o software pode enviar automaticamente os documentos eletrônicos ao ambiente governamental, enviando-os para a SEFAZ ou outra entidade responsável pela recepção e validação dos documentos fiscais. Esse processo é feito em conformidade com os protocolos de comunicação definidos pelos órgãos governamentais.
- Controle e monitoramento: o software tributário oferece recursos de controle e monitoramento, permitindo que as empresas acompanhem o status dos documentos eletrônicos, se foram recebidos pelos destinatários, se foram autorizados pelo FISCO e se estão em conformidade com a legislação.
- Geração de obrigações acessórias: além dos documentos fiscais, o software tributário pode auxiliar na geração das obrigações acessórias, como a Escrituração Fiscal Digital (EFD), o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e outras declarações fiscais exigidas pelas autoridades fiscais.
- Alertas e notificações: o software pode enviar alertas e notificações automáticas para a equipe responsável, informando sobre prazos de envio de documentos, status de autorização ou qualquer outra informação relevante relacionada à documentação fiscal.
- Integração com o ERP: muitos softwares tributários são integrados aos sistemas ERP das empresas, permitindo uma comunicação fluida e automatizada entre os módulos de contabilidade e fiscal, otimizando a gestão dos documentos eletrônicos.
Ao implementar um software tributário com recursos de automação e monitoramento de documentos eletrônicos, as empresas podem reduzir erros, aumentar a eficiência operacional, garantir a conformidade fiscal e facilitar o relacionamento com as autoridades fiscais, trazendo benefícios significativos para a gestão tributária como um todo.
A Thomson Reuters possui as soluções ONESOURCE DFe, que permite gerenciar todo o ciclo de mensageria com as Secretarias da Fazenda dos estados e municípios e totalmente disponível na modalidade SaaS, e o ONESOURCE DFe Governance, que facilita o recebimento de documentos fiscais eletrônicos e físicos para clientes SAP. Conheça!
