​Tecnologia Aplicada ao Consultivo e Estratégico nos Escritórios de Advocacia

A tecnologia aplicada aos serviços jurídicos começou a se desenvolver a partir das soluções para a gestão e o acompanhamento de processos judiciais, análise de jurisprudência e da doutrina, avançando numa segunda onda para a gestão de diversos documentos jurídicos, especialmente os contratos. E nessa esteira, também foram sendo criadas as ferramentas para apoiar as nossas atividades administrativas e financeiras.

Mas a área do Direito foi uma das que mais demorou a se digitalizar. É clássica a discussão de uma década atrás, no livro Tomorrow’s Lawyers, de Richard Susskind, de que muitos achavam absurda a ideia de se relacionar com clientes por e-mail.

Assim, se formos analisar essa evolução do mercado jurídico em relação à adoção de tecnologia, veremos que o maior avanço aconteceu, de fato, nesses últimos cinco anos. Até então, ainda eram poucos os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que sequer tinham esses sistemas, sendo que muitos ainda estão iniciando ou seguindo nesse processo de transformação digital, seja por uma ou algumas dessas frentes.

E não há nenhum problema nisso! Não é preciso se preocupar, pois essa é a fase em que estamos. Após entender esse movimento de digitalização de praticamente todos os setores da economia, estamos refletindo por onde começar, como podemos incorporar essas tecnologias para otimizar nossas tarefas diárias para organizar as informações de milhares de documentos e proporcionar trabalhos mais assertivos na solução de problemas jurídicos, melhorar os resultados e, algo muito importante nesse contexto, manter um contato próximo e adequado, conforme as necessidades de cada cliente.

E não vamos conseguir resolver tudo de uma vez, seja pela necessidade de mudança de cultura, pelo tempo de dedicação e de formação dos profissionais para essa nova realidade, pela escolha das tecnologias e limitações de orçamento, entre outros desafios, o que demonstra que essa trajetória deve se refletir em um projeto, que precisa ser pensado e organizado em um cronograma que enderece todos esses pontos e estabeleça por onde começar (quais áreas) e como seguir de forma contínua e crescente nessa trilha.

Sem dúvida, nos últimos cinco anos tivemos um avanço maior em tecnologia aplicada ao mercado jurídico do que em décadas. Pela quantidade de informação e o número de processos, de contratos e outros documentos jurídicos, esse movimento de digitalização já começou a trazer casos com resultados expressivos, impulsionando muitos eventos, cursos, discussões e o investimento dos profissionais do Direito e de suas instituições para incorporar tudo isso a nossa realidade, com todos os cuidados para preservar a técnica jurídica e as prerrogativas profissionais.  Então saímos de um mundo analógico para uma área que está cada vez mais convencida dos ganhos de performance e de tempo pela utilização dessas ferramentas tecnológicas.

Contudo, foram nos últimos dois anos que tivemos, realmente, um importante salto cultural. O contexto do isolamento social fez surgir uma necessidade ainda maior de migrar para o digital, como única forma de manter essas atividades cotidianas e o relacionamento pessoal e profissional.

E fomos obrigados a testar audiências virtuais, reuniões de negociação e outras demandas que nunca imaginaríamos ser possível no ambiente on-line.

Obviamente que fomos ao extremo e, aos poucos, vamos ter que achar o caminho do equilíbrio entre o presencial e o virtual. Pois uma audiência de instrução presencial de um caso complicado proporciona muitos benefícios a todos, enquanto uma audiência de conciliação de um caso bem simples funciona muito bem on-line; a negociação de um contrato requer uma discussão face a face, mas o acompanhamento de sua execução pode ser por meio de relatórios e reuniões virtuais.

Então, é preciso reconhecer que o Poder Judiciário teve um papel muito relevante nessa história da evolução da tecnologia na nossa área, especialmente no Brasil, pois a digitalização dos processos e o sistema de processo eletrônico, que já vinha se desenvolvendo nos últimos anos, permitiu que tudo continuasse acontecendo, e esse foi um exemplo cultural de extrema importância para o mercado jurídico.

Sem dúvida, existem muitas críticas e melhorias para o Processo Judicial Eletrônico (PJe), por exemplo, mas a inovação começa assim, com uma primeira versão do sistema, poucas funcionalidades, e as necessidades e problemas vão demandando as atualizações e novas funcionalidades, de modo que agora, em 2022, iniciamos uma outra fase, a da Plataforma Digital do Poder Judiciário (PDPJ), que está integrando diversos sistemas e bancos de dados, e avançando na melhoria do design dos chamados microsserviços (atendimento, protocolo, etc.) e na ciência de dados, com a estratégia de ampliar a classificação e organização dos documentos e decisões judiciais (gestão do conhecimento) com automação e inteligência artificial.

Mas o que tudo isso tem a ver com tecnologia para o consultivo e o estratégico? Porque precisamos compreender essa trajetória, que começa nos sistemas de gestão processual e de contratos nos escritórios e departamentos jurídicos, e por todo esse trabalho do Poder Judiciário, para entender que foi isso que nos trouxe a base para avançar na adoção de outras soluções, como plataformas de acordo, de analytics, de automação de documentos, que ligam correspondentes por todo o país, para adequação de LGPD, para melhorar a comunicação jurídica (visual law), entre outras possibilidades.

E foi pelo acompanhamento de processos judiciais que pudemos observar o fenômeno de ter um sistema que interliga os seus atores, que reflete os atos processuais em um workflow de tarefas de automação e que permite a pesquisa de jurisprudência.

Observe-se que esse espaço construído para a gestão dos processos judiciais e relacionamento entre as partes, juízes, promotores etc., além de tudo, é um ambiente em que as informações estão organizadas por etapas, e todos conseguem ver onde está, as petições, quais documentos foram juntados, os despachos ao longo do processo e as decisões dos magistrados, ou seja, permite a visão de cada momento do processo e de como está se desenvolvendo.

Esse é um outro fenômeno cultural muito importante, que podemos observar também em aplicações de outros setores ou áreas. Só para refletir, estamos utilizando a internet para nos relacionar, para comprar bens, contratar serviços, e já é evidente que todos nós queremos ver o passo a passo, se a mensagem foi lida, se o pedido foi aceito, se o pagamento deu certo, quando será a entrega etc. E veja que podemos comprar qualquer coisa pela internet, desde produtos mais caros, mais baratos, feitos a mão, industrializados, com menor ou maior volume, e assim por diante, de maneira que essa automação e a experiência do cliente não muda o conteúdo, que é de cada um. 

E é esse o ponto. A demanda é da sociedade e do movimento que estamos vivenciando. Essa experiência relacionada ao processo judicial, de relacionamento, de informações em tempo real, de acompanhar cada fase e tudo o que foi discutido a qualquer momento, assim como as demais soluções que temos utilizado cada vez mais no nosso dia a dia, estão nos demonstrando que essa famosa expressão customer experience (experiência do cliente) se reflete em uma jornada que tem uma camada muito relevante de tecnologia para um relacionamento próximo, organizado, transparente e com informações em tempo real.

Isso nos demonstra que os serviços consultivos e estratégicos realizados pelos escritórios de advocacia, hoje perdidos em milhares de e-mails, conversas em aplicativos de mensagens, versões de textos e contratos sem rastreabilidade, conexão e organização, também podem se beneficiar muito pela utilização de uma tecnologia aplicada especificamente a esse tipo de atividade.

E essa tem sido uma das grandes tendências mundiais, já em evolução em muitos países, sobretudo por meio de plataformas denominadas low-code ou no-code. São plataformas que permitem a construção de workflows de tarefas de forma autônoma pelos usuários (sem a necessidade de técnicas avançadas de programação) e que estão revolucionando os serviços jurídicos ao permitir a gestão por projetos, o acompanhamento do trabalho pelos times, o relacionamento com clientes e outras partes.

Vamos pensar em uma fusão e aquisição (M&A). Sempre temos um memorando ou contrato inicial, os termos de confidencialidade, a avaliação das empresas, a quantificação de seu passivo conhecido e potencial, uma série de contratos e documentos para analisar, e assim por diante. Mesmo que negociações mais avançadas se utilizem de um local seguro para guardar essas informações, as versões, as tarefas concluídas, entre outras atividades, ficam perdidas em diversos aplicativos e trocas de mensagens. Se os próprios advogados, por vezes, têm dificuldades em acompanhar o trabalho, imaginem os clientes.

Será que não seria possível colocar todos esses atos em um sistema de forma estruturada, junto com os documentos, incluir todos os envolvidos com o devido perfil e autorizações sobre o que ver e fazer, e deixar tudo isso transparente e de uma maneira que todos podem fazer sua parte e acompanhar esse passo a passo dos trabalhos? Claro que sim, e já tem muita gente seguindo esse caminho.

O mesmo acontece com uma opinião sobre um contrato, sobre a validação das cláusulas e seus riscos. O cliente manda um e-mail, versões vão e vem, as fases e seu tempo de entrega não estão muitas vezes definidos até a entrega final. E se o cliente tivesse um ambiente digital exclusivo e um canal direto com o escritório, em que pode acompanhar por ali tudo o que está acontecendo, quais os serviços entregues, os que estão em andamento, que permita subir um novo documento ou solicitação de um novo trabalho, e ver que foi recebido, que o advogado já estipulou um prazo para devolução (e o sistema já organizou esse caminho e lembretes), que a devolutiva vai por ali (o cliente recebe um e-mail automático), comenta e já fica tudo registrado (com toda rastreabilidade e prestação de contas de quem fez, quando, o que mudou em cada versão), e assim por diante. É possível também organizar tarefas administrativas, relacionamentos comerciais, consolidar relatórios, enviar mailings mais direcionados conforme o interesse e áreas.

Esses são apenas alguns exemplos, mas as possibilidades para organizar processos internos e fluxos de muitas áreas e atividades que não se relacionam apenas com o contencioso, e traduzi-las em soluções com essas características são várias. Essas plataformas têm auxiliado muito na organização dos times e aplicação de metodologias de gestão por projetos, na gestão do conhecimento, em aspectos de proteção de dados (pois interliga outros sistemas e funcionalidades em uma espécie de Hub), na consolidação de todas as atividades em relatórios customizados, e tudo isso proporcionando melhorias de gestão e na experiência do cliente. Importante entender, que isso não muda em nada o conteúdo e a técnica jurídica, e nem a necessidade de contato pessoal, mas transforma totalmente a forma de relacionamento entre os advogados, times internos e com os clientes. Mas isso também requer uma nova estrutura organizacional.

Um dos modelos mais consolidados desse tipo de sistema é o HighQ, uma plataforma líder mundial, que foi fundada em Londres há mais de 20 anos e que vem avançando muito desde que foi incorporada pela Thomson Reuters, com grandes clientes aprimorando a organização de suas atividades consultivas e estratégicas, com muitos ganhos de eficiência.

E essa tecnologia já chegou por aqui! Além de estudar bastante sobre essas possibilidades em diversos países, tenho participado, nesses últimos anos, como consultor de tendência de tecnologia da Thomson Reuters Brasil, do projeto de adequação do HighQ para o mercado brasileiro, com o privilégio de vivenciar aplicações muito interessantes em diversos escritórios pioneiros na implantação dessas estratégias.  

Os benefícios da transformação digital são enormes na área do Direito, com possibilidade de aplicação em muitas áreas e tipos de serviços jurídicos, e demonstramos que estamos no mesmo nível de desenvolvimento de outros países, inclusive com um protagonismo importante nesse cenário mundial.

E com tudo isso a ser feito, com milhares de possibilidades, é preciso pensar qual a área de maior potencial ou de especialidade do escritório, ou um cliente ou caso importante, e escolher um bom projeto, um caminho organizado e pensado para iniciar e desenvolver uma trajetória que terá crescimento e revisitação constante.

A boa notícia é que o foco apenas na gestão do contencioso e de contratos agora vem se ampliando para outras atividades do consultivo e o estratégico, tamanha sua importância no universo jurídico e a necessidade de um novo modelo de gestão e relacionamento para esse tipo de prestação de serviços jurídicos.

Para entender um pouco mais sobre o assunto, acesse a gravação do webinar:
Tecnologia Aplicada Para o Consultivo e Estratégico nos Escritórios de Advocacia