Tanto a mídia como especialistas do setor fiscal já alcunharam há algum tempo a relação entre as empresas e o Fisco com termos nada agradáveis como "manicômio" ou "pandemônio". O fato é que não é nada simples acompanhar as mudanças na legislação tributária.
A estrutura constitucional do Brasil é formada por mais de 5,5 mil municípios, 26 Estados e o Distrito Federal. Um mapeamento indica a existência de quase 90 tributos organizados em impostos, taxas e contribuições. Alguns mais presentes no cotidiano e outros que nem sequer se sonha com a sua existência.
Os Estados legislam sobre o imposto que traz a maior fonte de recursos, que é o ICMS. Já debaixo do guarda-chuva do governo federal estão tributos e contribuições federais como Imposto de Renda, PIS, COFINS e CSLL.
Mudanças na legislação e como elas transformam as empresas
O cenário tributário brasileiro é uma miríade, uma imensa colcha de retalhos. E o IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação) diz que, desde a promulgação da Constituição de 1988, houve a publicação de mais de 40 mil Atos Normativos.
São mais de 500 mil regras tributárias federais, estaduais e municipais que regem empresas de todos os tipos e tamanhos. E, quando a organização se expande para um local diferente da matriz, os custos e esforços com as declarações fiscais aumentam de maneira exponencial.
Métricas de mercado indicam que, por dia, são realizadas pelo menos 2,5 mudanças nas legislações já existentes. Essas alterações podem impactar em pouco (ou nada) as alíquotas utilizadas para realizar um cálculo. Ou causar uma pequena revolução, sendo necessário revisar 1,5 mil campos existentes em 140 registros.
Mas onde elas estão?
Pela lei, é necessário que qualquer modificação precisa ser publicada no Diário Oficial do município, Estado ou da federação que pretende alterar a lei. Isso sem falar nas alterações feitas por secretarias, órgãos públicos de controle e acompanhamento, como também nas agências do governo.
Não é dado ao contribuinte o direito de dizer que não sabia de cada modificação. É preciso estar sempre atualizado, o que significa algo utópico, uma bola de neve que acaba sendo responsável por consumir 36% do PIB brasileiro.
O projeto SPED, por exemplo, tinha como compromisso simplificar a rotina tributária. Mas, mesmo com 15 anos de existência, continua correndo em paralelo com obrigações que ele mesmo deveria ter substituído.
Na prática, é o tal do “Custo Brasil”, que reduz a competitividade do País e afugenta empresas estrangeiras. E, para as organizações que já estão instaladas, a instabilidade normativa é uma grande preocupação. Principalmente de quem lida com o dia a dia operacional.
Mudanças na legislação levam à necessidade de tecnologia
Antes da popularização dos sistemas de gestão, na segunda metade dos anos 90, alguns departamentos fiscais contavam com até 200 pessoas apenas para lidar com a burocracia.
A adoção de tecnologias disruptivas para a época, como um ERP, sem dúvida melhorou o funcionamento prático do departamento fiscal/tributário. Mas somente o seu uso, atualmente, não é mais sinônimo de inovação. Até porque as declarações fiscais se transformaram demais em 25 anos.
Esse tipo de sistema de gestão, por não ser especializado, infelizmente não é capaz de acompanhar todas as mudanças e pormenores que acontecem nas obrigações acessórias, por exemplo.
O cenário de quem conta apenas com um ERP generalista é que, hoje, empresas muito grandes precisam subdividir o setor em dois.
Um headcount tributário e seu time cuidam de impostos diretos enquanto uma outra equipe (liderada por outro headcount) se encarrega dos impostos indiretos. Já as organizações de porte médio contam com dois grupos distintos, porém liderados por uma gerência única.
É, literalmente, caminhar pelo fio da navalha. Além dos gastos com as equipes, há também outros custos importantes com terceirização:
- Consultorias, que medem tanto a governança como o compliance com as exigências do Fisco;
- BPOs que realizam a busca diária de atualizações;
- Advogados tributários especializados, que emitem pareceres legais sobre as mudanças nas legislações;
- Advogados que cuidam de multas e recursos junto aos órgãos responsáveis;
- Locação, compra de equipamentos como servidores ou utilização de plataformas que hospedem todo o conteúdo na nuvem.
Os investimentos com mão de obra de tecnologia também precisam ser levados em conta. Um time interno ou externo precisa fazer a manutenção periódica ou os ajustes necessários no ERP para que ele tenha compatibilidade com as novas regras.
A aprovação e realização de uma Reforma Fiscal seria a solução para que as empresas tivessem uma relação mais sadia e pacífica com o Fisco. Mas, como não há indícios de que ela vá acontecer logo, a saída é investir em tecnologias inovadoras que automatizam processos – ou continuar se arriscando a perder tempo, dinheiro e eficiência fiscal.
A adoção de novas tecnologias que apoiem os processos tributários é mais que benéfica para uma empresa – é estratégica. E não é necessário pensar na mudança do ERP, a saída é conectar ao sistema de gestão uma aplicação desenhada especificamente para o departamento fiscal.
Essa ferramenta é ágil, dinâmica e atualizada, transmitindo ao usuário facilidade e segurança fiscal na rotina de cumprimento às normas às quais a empresa está subordinada.
O valor de um motor de cálculo na entrega de declarações fiscais
Acompanhar e manter atualizadas as alíquotas do ICMS, IPI, PIS/COFINS e impostos retidos na fonte: esse é apenas um dos desafios das empresas na gestão fiscal. Por isso, pensar em maneiras de simplificar e otimizar o cálculo de impostos indiretos e o de retenções é tão importante.
A boa notícia é que o mercado já oferece ótimas ferramentas. Ao contar com um motor de cálculo que trabalha fora do ERP, as empresas garantem muito mais comodidade e conveniência ao processo fiscal. Com a automação de várias tarefas, é possível garantir tempo para análise dos dados e da qualidade da informação.
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